Cartas e Ofícios

A expedição de carta/ofício é realizada pelo Sistema de Controle Processual - SCP Virtual, através do menu: 'Secretaria>>Mandados>>Expedir Mandado/Carta".

EXPEDIÇÃO DE CARTAS/OFÍCIOS NO SCP

1º O servidor da Secretaria grava no Sistema de Controle Processual (SCP) a expedição da Carta/Ofício (menu: Secretaria>>Mandados>>Expedir Mandado/Carta);

2º Após a expedição, automaticamente o sistema encaminha a Carta/Ofício ao Diretor de Secretaria ou Juiz para aporem suas assinaturas eletrônicas (tramitação via relatórios de controles do sistema/menu).

3º Após assinatura eletrônica, a documentação é registrada no menu do SCP denominado 'Secretaria>>Mandados>>Protocolar' para o usuário da Secretaria efetuar a sua impressão e protocolo aos Correios. Se durante a expedição foi selecionada a via de expedição MALOTE DIGITAL, a documentação é registrada no relatório 'Documentos para Encaminhar Via Malote Digital' a fim de que o usuário salve o arquivo, em pasta própria do computado, para depois efetuar o seu protocolo eletrônico através do sistema Malote Digital. Neste caso, não é necessário imprimir as correspondências. O comprovante de entrega é emitido automaticamente por este sistema.

4º Os comprovantes de entregas de correspondências (ARs Digitais) são devolvidos eletronicamente pelos Correios, já digitalizados, visualizados pela Secretaria através do relatório do SCP denominado 'Petição/Documentos Juntadas para Análise'. Neste relatório, a Secretaria efetua o controle de prazos processuais, caso os processos sejam eletrônicos, e impressão e juntada aos autos, casos os processos sejam físicos. Quanto aos Comprovantes de Entregas (CEs) e Guias de Tramitaçãos (GTMs, após a entrega ao destinatário, eles são devolvidos pelo Núcleos de Postagens às Unidades Jurisdicionais por meio de Malote Físico.

OBSERVAÇÃO: O ofício circular nº 162/2017 (doc. SEI nº 0105386) informa que desde o dia 30/05/2017 os CEs e GTMs são digitalizados, anexados e juntados nos processos pelas Centrais de Protocolos e visualizados no relatório acima pela Secretaria, seguindo o mesmo procedimento dos ARs Digitais. Este procedimento foi implantado inicialmente nas Comarcas de N. Sra do Socorro e São Cristóvão, podendo ser estendido para as demais comarcas do Estado, de acordo com cronograma a ser estabelecido pela Presidência.

Expedição, assinatura, alteração e cancelamento de cartas/ofícios. Mesmo procedimento para expedição de mandados através do Sistema de Controle Processual, já explicado no tópico 'Mandados'.

O cancelamento de uma carta/ofício somente pode ser realizado antes de ser protocolado. Se houver necessidade de cancelar depois do protocolo, a Secretaria deverá entrar em contato com a Central de Protocolo.

Protocolar Cartas/ofícios. As cartas e ofícios, exceto Cartas Precatórias Eletrônicas, após assinatura eletrônica do Escrivão/Diretor de Secretaria e Juiz, são carregados para a página do menu do SCP denominado 'Secretaria>>Mandados/Cartas>>Protocolos Não Entregues', onde o usuário procede a impressão dos documentos e protocolos para envio aos Correios/Central de Protocolo através de malote físico.

Quando não houver o registro no processo da informação de ‘Cumprimento’ das correspondências entregues ao destinatários (cumprido e atinguido o objetivo/ cumprido e não atingido o objetivo), o Servidor da Secretaria deverá assim proceder através do menu do SCPv: 'Secretaria >> Mandados/Carta >> Cumprimento' ou através do relatório de atividade denominado ' GTMs Aguardando Recebimento'. Com o cadastro desta informação, o processo sairá da pendência deste relatório de atividade/menu.

OBSERVAÇÃO. O Técnico Judiciário do Atendimento da Secretaria, que receber o malote físico dos Correios, deverá distribuir a documentação recebida aos demais Servidores da Secretaria, de acordo com o final de número do processo, para procederem à sua juntada ao feito.

Consultar o tópico 'Mandados' o qual trata sobre o cumprimento dos atos processuais pela Secretaria após a devolução dos ARs, CEs, Guia de Tramitação (GTMs) pelos Correios.